As organizações públicas estão convertendo processos e serviços do analógico para o digital, há pelo menos 10 anos. Apesar deste ser o curso menos burocrático e mais econômico, principalmente para a gestão pública, a pandemia do novo coronavírus (covid-19) pegou muitas administrações desprevenidas.
Diante da necessidade de diminuir gastos com papel e de promover a digitalização dos serviços públicos como meio de facilitar as solicitações, a empresa SigCorp Soluções para Gestão Pública vem implantando o processo eletrônico com a ferramenta SigProcessos, desde 2008, em várias cidades do interior de São Paulo, como nas pioneiras Bauru e Marília, e em outros estados.
Segundo a empresa, a economia para essas cidades não foi somente de papel. Em um pequeno período com a ferramenta funcionando já foi identificada a redução expressiva em prazos e controle de cada processo ou documento eletrônico, com garantia de autenticidade da documentação, chegando a uma redução de até 90% do tempo de tramitação normal.
“Durante o processo de implantação, a SigCorp redesenhou junto com os servidores todo o fluxo e rito dos documentos. Não é simplesmente falar que vamos digitalizar os serviços públicos: temos que também tomar cuidado para não digitalizar a burocracia, como alguns municípios e empresas tem feito”, explica Douglas Severo, CEO da SigCorp.
Severo afirma que antes de implantar a digitalização de qualquer processo é necessário planejar a otimização dos fluxos, ritos e autores de cada tramitação, para que cada serviço ou documento tenha um fluxo predeterminado na ferramenta a ser desenvolvida. “Após realizado todo o processo de implantação, o SigProcesso confere autonomia ao agente administrador para incorporar novos serviços, modelar todo o fluxo e determinar prazos para cada etapa”, destaca Douglas.
A digitalização dos serviços públicos que andava a passos lentos, agora com este momento crítico provocado pela pandemia da Covid-19, teria importo a aceleração da digitalização de todos os serviços públicos para a população.
Para otimizar esses processos de atendimento, que se tornaram inconcebíveis de forma presencial nesse momento, sistemas como o SigProcessos tornaram-se essenciais para automatizar todo o fluxo de documentos e processos eletrônicos, focado nas pessoas (human-centric). Além da solução estimular a otimização do atendimento público, ele é capaz de gerenciar todas as etapas do ciclo de vida, modelagem, automação, execução, monitoramento e o rastreamento em real-time.
“O deslocamento de um munícipe até o local de atendimento de uma Prefeitura se tornou algo arriscado, e muitas vezes esse contato é para solicitar algo básico, como uma simples atualização cadastral para o recebimento de um eventual benefício, ou o requerimento de uma guia para pagamento ou até mesmo uma reclamação”, explica o CEO da SigCorp.
Além disso, o SigProcesso possui ferramentas que possibilitam a utilização dos processos internos dos municípios na esfera tributária, já que todos podem tramitar em meios digitais com segurança jurídica, segundo a empresa.
Para o especialista, a crise que veio com a pandemia de Covid-19 trouxe à tona a necessidade urgente das administrações públicas planejarem formas estarem presentes no ambiente digital, com ferramentas disponíveis para gerenciar todos os processos de forma eletrônica.
“Está claro que o isolamento físico e distanciamento social a que fomos submetidos evidenciaram que muitas das rotinas praticadas pela administração poderiam ser mais produtivas se houvesse o apoio de tecnologia. Esse é o momento ideal para o aperfeiçoamento da administração pública”, conclui Severo.
